提起企业的协同办公，这并不是一个新话题，对于大型企业来说，这已是一个非常成熟的信息化应用领域。然而对于中小企业而言，多数软件渠道商告诉记者，现在许多中小型企业为了节约成本，提高工作效率，往往采取办公与生产区域相分离、物流与销售相分离以及仓储外包等方式来运营。在这里，他们面临的问题是，分散于各地的管理信息数据工作，如交换、存储及安全管理等，很难在一个安全的网络中集中实现，以达到事前预防，事中及事后实时控制和解决的协同管理。
谈到中小企业的协同管理，西安瑞友瑞友信息技术资讯有限公司（以下简称瑞友公司）西北区总监王艳华很有看法，她认为把握协同管理的需求是一个不错的切入点。果蔬汁行业是一个特殊的行业，从陕西恒兴公司果汁饮料有限公司（以下简称恒兴公司公司）案例的运作中就可看出端倪。她表示，实现协同管理的关键在于集中应用基础的构建，以瑞友公司年初所做的恒兴公司公司杨凌分公司财务协同管理项目为例，短短三个月的时间，通过瑞友天翼远程接入系统平台产品的支持，瑞友公司为恒兴公司在总部迅速搭建了一个财务集中应用的平台，将公司所用的财务软件放于总部的服务器上，各地出纳只需从总部服务器上远程调动各财务软件应用程序，将票据信息准确录入，总部的会计就可以实现实时监控及管理。三月份这个项目就因实现了用户需求的目标，完成了验收投入使用。
把握协同管理的商机
提到果蔬汁行业的信息化建设，王艳华表示，这个行业是一个农业深加工制造业，陕西恒兴公司果汁饮料有限公司是陕西省的重点制造企业，由于企业所生产的果汁全部用于出口，与国外联系多，所以受国外信息化管理的影响比较大。目前，恒兴公司的自动化生产程度比较高，其所用的生产设备都从国外进口，而恒兴公司的信息化建设与陕西其它果蔬汁企业所不同的是，公司自1998年成立起，就坚持实行建一个生产基地，就上信息化的方针。近几年内，恒兴公司就以每年递增四个生产基地的数目增加，到目前为，西北就有13个生产基地，在国外还设立了一个办事处。
众所周知，果蔬汁加工业由于其加工源都是农产品，所以公司的产品质量严重依赖于农业产品的自然生长质量，也就是说，果蔬汁企业对农业自然生长条件要求比较高，为了保证产品加工质量，往往是将生产制造厂就安设于源果品生产所在地。事实上，恒兴公司的10多个生产基地，就是分布在陕西、甘肃、山西等省份，即使是陕西境内，也分布于河阳、洛川等知名苹果产地。不过，恒兴公司的管理总部却位于陕西扬凌---全国唯一的农业高新技术产业开发区内。各生产基础地处偏僻地带，交通不便、分散生产，这给公司的物流、财务等方面的管理工作带来了极大的不便。
考虑到恒兴公司办公与生产区域的分离，管理比较分散，所以针对现实情况，王艳华说："瑞友的销售人员就主动与恒兴公司进行交流，提出了协同管理的思想，并将集中应用如何实现协同管理的方案送到恒兴公司作为参考。事实上，据王艳华介绍，恒兴公司内部有一个由七个人组成的计算机管理中心，他们日常的工作就是研发部分软件、网络建设、做好采购需求分析以及系统维护。由于此队伍专业性很高，所以在瑞友公司向其递交协同管理思想方案时，恒兴公司的计算机中心早已在研究此方面的应用。有现成成熟的应用实例，供需双方一拍即合，合作就此达成。
掌控关键应用做集中
据悉，生产基地分布于各地的恒兴公司，花在财务管理上的费用最高。王艳华告诉记者，无论恒兴公司分布在各地的生产基地规模有多大，会计与出纳是必须设置的二个岗位。因为对于果蔬汁加工行业来说，每年加工果汁的果源收购是工作的重中之重。其实，熟悉农产品加工业的人就会发现，这个行业产品的生产规律与农产品生长季节有很大的联系，每年的七、八月份正是青果（未长熟的苹果）上市的季节，而这时候，也是恒兴公司一年生产的开始，一边收购一边生产，持续到第二年三月，一年的生产任务就完成，余下的时间就是服务于销售、设备系统的维护等其它基础性工作。
正是因为果蔬汁生产企业的特殊性，使得其对财务管理有着特别的需求。一般来说，随着每年七、八月份青果的采摘，恒兴公司收购工作同时展开，这里它们对资金需求量很大。一方面各生产基地收购果源需要大量的资金，另一方面投入生产也需要周转支出。据介绍，每逢这时，恒兴公司有一些生产基地单天收购果源支出的款项可达上千万元。事实上，果源因受自然条件等因素的影响，各地每年的产量有时变化很大，这就需要恒兴公司在做贷款预算时做精细的考量，因为如果贷款额度不够，缺资所造成的源果收购不能及时进行，就可能造成停产的损失。
据悉，在没有实现财务协同管理时，每年恒兴公司公司的财务工作总是采取两种方式进行，不是总经理抽时间到各生产基地走访一到二次，了解各地的财务状况及运营信息；就是把各地的会计都招到扬凌总部，做现场的交流。除了这种例行的见面之外，一般总部与分部的信息交流多是通过邮件来解决。王艳华告诉记者，瑞友公司就是发现对于恒兴公司公司这样的行业，对集中财务管理的需求比较高，使瑞友公司在做方案时决定从财务协同入手，用点带面方法来服务好客户。事实上，正是对客户需求的深入洞察，瑞友公司提出的"集中财务管理解决方案"立刻受到了恒兴公司的认可，项目很快就开始投入运作。
以点带面逐步整合
也正是基于瑞友天翼远程接入系统平台的支持，恒兴公司集中财务管理项目很有效的解决了公司目前所面临的财务管理问题，因此项目在运作过程中得到恒兴公司多数高级管理人员的支持，项目仅用了三个月的时间就全面实施完毕。如今，每个生产基地的各项生产与资金信息，都可以实时的记录在总部的服务器上，总部的人员只需打开电脑进入相关财务管理系统，就可以进行实时的监控和在线问题的解决。
据王艳华介绍，恒兴公司的10多个生产基地，最大的日产量可达1500吨，最少的也在50-100吨。每天所需的果源数以万吨计，如果在收购期各地预先的资金需求估计值不准确，就会出贷入资金不够用，增加临时调资成本的支出；而如果贷入资金过多，则有可能出现资金屯积而导至资金成本支持过大的损失。有了集中财务管理，这种资金的调配，再无须跨区域银行之间电话或人工的调转，直接在内部网络上就可实现资金划转的调剂使用，大大提高了资金的使用效率，使资金的调用在一定范围内实现了最大的使用。
其实，集中管理所带来的协同效益不仅只是经济的。另外，在集中财务管理的支持下，七月份，恒兴公司决定把分散于各地的会计召回总部在线进行对各分部的财务管理。加强了中央对地方的直控能力，大大节约了管理成本，提高了工作效率。也实现了公司所提出的"集中管理 实时监控"，这一协同管理目标的第一步。
集中财务管理项目的成功，使恒兴公司对原料果集中管理、销售业务等模块的集中管理工作也例入议程。用客户话说，只有涉及到管理的第一模块都实现了集中管理，那么公司整体的协同效应就会体现出来。而王艳华表示，从客户迫切需要的关键性应用入手做好集中管理的需求，以点带面，在前面成功的基础之上，瑞友天翼远程接入系统平台作为一个工具性软件，可以有效并很快的实现客户协同管理的整体要求。例如，恒兴公司河阳的生产基地，目前日产200吨果汁，由于有自动化生产设备支持，现在只需52名固定编工人就可实现劳作。未来在协同管理支持下，这个固定人员编置数量还可以降低，通过准确的预测，生产旺季所需生产人员的数量就可以确定，在软件系统的支持下，合理的安排生产日程，各地所需工作人员就可以实现最大化的调配与供给。