如何设置Word文档打印时自动更新日期

　　如图 6‑11所示为某市商务局、财政局联合呈报省商务厅、财政厅的一份红头件，文件拟订者希望在每次打印时，最后的落款日期能够自动更新，应该如何操作?

　　图6‑11红头文件

　　解决方案1

　　利用“日期和时间”功能在文档中插入当前日期。

　　操作方法

　　※利用“日期和时间”功能在文档中插入当前日期※

　　步骤1 将光标定位到需要插入当前日期处。

　　步骤2 如图 6‑12所示，单击“插入”选项卡→“文本”组中的“日期和时间”按钮，打开“日期和时间”对话框。

　　图6‑12打开“日期和时间”对话框

　　步骤3 如图 6‑13所示，在“语言(国家/地区)”下拉列表框中选择“中文(中国)”，在“可用格式”列表框中选择“二〇一三年六月一日”格式，且勾选“自动更新”复选框，单击“确定”按钮，即可插入当前的日期和时间。

　　图6‑13插入“日期和时间”

　　解决方案2

　　利用域代码在文档中插入当前日期。

　　操作方法

　　※利用域代码在文档中插入当前时间※

　　步骤1 将标光定位到需要插入当前日期处。

　　步骤2 按组合键，录入一对域括号，在括号中录入以下域代码：

　　{ Date \@ "EEEE年O月A日" }

　　步骤3 按组合键，将域代码转换为域结果，即可看到“二〇一四年八月一日”效果。

　　知识扩展

　　※什么是域※

　　Microsoft Word 中的域用作文档中可能会更改的数据的占位符，即域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。Word中的域与Excel中的函数相似，每个域都有一个唯一的域名，也有自已固定的结构。以插入当前日期的Time域代码为例，看域的构成，如图 6‑14所示。

　　图6‑14域的构成

　　域特征字符：即一对花括号{ }。它类似于在Excel当中录入公式时必须先要录入一个“=”，不过它不能使用键盘直接输入，而是按下组合键输入的域特征字符。

　　域名称：上式中的“Date”即被称为“Date域”，Word 2010提供了9大类共74种域。

　　域开关：上式中的“\@”，在域代码中，为完成某些特定的操作而增加的指令，使用不同的域开关与同一个域名组成的域代码，可以得到不同的域结果。

　　域结果：即是域的显示结果，类似于Excel函数运算以后得到的值，在word中，要将域代码转换成域结果，主要有以下方法。

　　方法1：将光标定位在域代码上，单击右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令进行更新，如果是刚录入的域代码，则在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令将域代码转换成域结果。

　　方法2：光标定位在域代码中，按键进行更新。

　　方法3：利用切换视图状态更新域，也就是说在不同的文档视图间切换，可以将域代码转换成域结果。

　　方法4：单击“打印预览”方式，可以将域代码转换成域结果。

　　※录入域代码注意事项※

　　在键盘录入域代码时应注意以下几点。

　　1、域特征字符，即一对花括号{ }，只能通过按组合键生成。

　　2、域名和域开关中的字母可以不区分大小写，域代码中文字符和特殊符号，但域名、域开关以及代码中包含的逗号、括号、引号等必须在英文状态下录入。

　　3、域名与域开关之间的空格不能省略，否则会出错。

　　4、无论域代码有多长，都不能强制换行，否则会出错。

　　※与域有关的快捷键汇总※

　　在Word中手动插入域时，经常需要用到的快捷键如表 6‑2所示。

　　※Date域※

　　语法：{ Date \@”日期和时间格式” }

　　用途：插入当前日期。

　　常见的日期格式域代码如表 6‑3所示。